Vendor Experience & Support Coordinator, Permanent Full-TIme (1.0 FTE), Finance Department (Accounts Payable) / Coordonnateur ou coordonnatrice, Expérience des fournisseurs et soutie, Équivalent temps plein (1.0 ETP), Service des finances (Comptes fournisseurs)

Job title:

Vendor Experience & Support Coordinator, Permanent Full-TIme (1.0 FTE), Finance Department (Accounts Payable) / Coordonnateur ou coordonnatrice, Expérience des fournisseurs et soutie, Équivalent temps plein (1.0 ETP), Service des finances (Comptes fournisseurs)

Company

Children’s Hospital of Eastern Ontario

Job description

Compensation Pay Range: $34.21-$40.24Job Description:Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.POSITION SUMMARYThe Vendor Experience and Support Coordinator is responsible for the setup and maintenance of vendor profiles, ensuring compliance with regulatory requirements and due diligence procedures, to reduce organizational risks when creating and making any amendments to such profiles, and handling vendor information. This position will also support the Corporate Accounting Team as a primary point of contact for vendors, and will be the liaison between vendors, the Accounts Payable Team within the Finance Department, as well as various CHEO departments outside of Finance.MAIN RESPONSIBILITIESCreates and makes any necessary changes to vendor profiles in a timely mannerPerforms anti-fraud and other due diligence procedures over vendor banking and general informationEnsures completion of, and attaches mandatory supporting documentation to vendor profile setupsMonitor and maintain the accounts payable general intake emailEscalates service disruption and other high-risk emails to supervisorFollows up with relevant parties to obtain necessary documents needed to pay any outstanding invoicesConfirms that invoices and payments align with relevant policies,Escalates any trends in vendor complaints or feedback to supervisorInvestigate and respond to vendor inquires in a timely mannerProvide status updates on vendor statementsOther related ad hoc duties and reporting as required (Supporting team reports such as T4A, BPS and any project work relevant to Accounts Payable)QUALIFICATIONSCompletion of a two (2) year College Diploma Program (Essential) *Two (2) Year College Diploma in Finance and Accounting (Preferred)Minimum of two (2) years of previous work experience (Accounting/Finance or customer experience) (Essential)Three (3) years of previous work experience in vendor relations or Invoice Processing (Preferred)Experience in a medical office or healthcare industry (Preferred)Demonstrated strong problem-solving and critical-thinking skills and abilities to leverage data for informed decisions (Essential)Demonstrated advanced proficiency with Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint) and other Finance & Accounting software (Essential)Experience with Workday Software (Preferred)Demonstrated exceptional interpersonal and relationship management skills and abilities to foster collaboration with internal and external stakeholders to achieve Finance objectives (Essential)Demonstrated excellent communication (both written and verbal) and presentation skills (Essential)Demonstrated abilities to emphasize clear reasoning and issue resolution (Essential)Results oriented, demonstrating urgency, initiative, and exceptional organizational skills with attention to detail (Essential)Demonstrated strong negotiation, influencing, and conflict resolution skills, while maintaining confidentiality and professionalism (Essential)Demonstrated ability to work both independently and collaboratively, consistently delivering positive results (Essential)Demonstrated strong organizational and time management skills ability to work under time pressure (Essential)Demonstrated flexible approach to work demandsDemonstrated initiative and the ability to adjust priorities as needed (Essential)Criminal Record Check (Level 1) (Essential)Bilingualism (French/English) (Preferred)

• Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for academic requirements

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third-party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.Remarque : si vous travaillez actuellement au CHEO et que vous avez accès à l’application Workday, veuillez postuler à ce poste en tant que candidate ou candidat interne à partir de Workday.Pour vous assurer que nous recevons bel et bien votre demande, veuillez la soumettre au plus tard à 23 h 59 le jour précédant la date limite indiquée.RÉSUMÉ DES FONCTIONSLe coordonnateur ou la coordonnatrice, Expérience des fournisseurs et soutien, est responsable de l’établissement et de la tenue à jour des profils des fournisseurs, tout en veillant au respect des exigences réglementaires et des procédures de diligence raisonnable, afin de réduire les risques organisationnels lors de la création et de la modification de tels profils et du traitement des renseignements sur les fournisseurs. La personne titulaire du poste appuiera également l’équipe Comptabilité d’entreprise en tant que principal point de contact pour les fournisseurs et assurera la liaison entre les fournisseurs, l’équipe Comptes fournisseurs du Service des finances, ainsi que d’autres services du CHEO.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉSCréer et apporter les changements nécessaires aux profils des fournisseurs en temps opportun.Suivre des procédures de lutte contre la fraude et d’autres procédures de diligence raisonnable à l’égard des données bancaires et des renseignements généraux des fournisseurs.Veiller à ce que tous les documents justificatifs obligatoires soient remplis et les joindre aux profils des fournisseurs.Surveiller et tenir à jour la boîte de réception générale des courriels des comptes fournisseurs.Transmettre à l’échelon supérieur les interruptions de service et les autres courriels à risque élevé.Faire un suivi auprès des parties concernées pour obtenir les documents nécessaires au paiement des factures en souffrance.Confirmer que les factures et les paiements sont conformes aux politiques pertinentes.Transmettre à l’échelon supérieur toute tendance en matière de plainte ou de rétroaction de la part des fournisseurs.Enquêter sur les demandes de renseignements des fournisseurs et y répondre en temps opportun.Donner des mises à jour sur l’état des relevés des fournisseurs.Effectuer d’autres tâches ponctuelles et produire des rapports au besoin (apporter une aide quant aux rapports de l’équipe, dont ceux des feuillets T4A, du secteur parapublic et de tout travail de projet lié aux comptes fournisseurs).QUALIFICATIONSProgramme de deux (2) ans menant à un diplôme (Essentiel) *Diplôme d’études collégiales de deux (2) ans en finances et en comptabilité (Préférable)Deux (2) ans d’expérience professionnelle dans un domaine connexe (comptabilité, finance ou expérience client) (Essentiel)Trois (3) ans d’expérience professionnelle en relations auprès de fournisseurs ou en traitement de factures (Préférable)Expérience dans un cabinet médical ou dans le secteur de la santé (Préférable)Solides capacités de résolution de problèmes et de pensée critique afin de tirer parti de données pour prendre des décisions éclairées (Essentiel)Maîtrise avancée démontrée des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres logiciels financiers et comptables (Essentiel)Expérience avec le logiciel Workday (Préférable)Aptitudes exceptionnelles éprouvées en relations interpersonnelles et en gestion des relations, et capacités de favoriser la collaboration avec des intervenants internes et externes afin d’atteindre des objectifs financiers (Essentiel)Excellentes aptitudes éprouvées en communication orale et écrite ainsi qu’en présentation (Essentiel)Capacité démontrée de mettre l’accent sur un raisonnement clair et la résolution de problèmes. (Essentiel)Approche axée sur les résultats, capacité de faire preuve d’un sentiment d’urgence, esprit d’initiative et sens exceptionnel de l’organisation avec un grand souci du détail (Essentiel)Solides compétences en négociation, en influence et en résolution de conflits, tout en préservant la confidentialité et en faisant preuve de professionnalisme (Essentiel)Capacité de travailler de manière autonome et en collaboration, et d’obtenir des résultats positifs constants (Essentiel)Solides compétences en organisation et en gestion du temps pour travailler avec des échéances (Essentiel)Approche souple face aux exigences de travail. (Essential)Grand esprit d’initiative et capacité manifeste à revoir les priorités (Essentiel)Vérification du casier judiciaire (de niveau 1) (Essentiel)Bilinguisme (Anglais/Français) (Préférable)*L’expérience et la formation formelle combinées au rendement et aux capacités démontrés peuvent remplacer les exigences académiquesÀ partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d’évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu’un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Les candidates et candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et constituant un atout pourraient devoir passer des tests.La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidates et candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.Le CHEO s’engage à offrir un environnement sûr pour le personnel, les patientes et patients, et les visiteuses et visiteurs. Conformément à cet engagement, les candidates et candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID19 pour que leur candidature à titre d’employées, d’employés ou de bénévoles soit prise en considération. De plus, nous recommandons fortement aux candidates et candidats de recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsqu’ils y sont admissibles afin d’éviter la propagation du virus. Au moment de l’embauche, la personne retenue devra obligatoirement produire un document délivré par le gouvernement confirmant son immunisation complète ou un document justificatif à l’appui d’une contre-indication médicale valable ou de tout autre facteur raisonnable selon le Code des droits de la personne de l’Ontario.CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Expected salary

Location

Ottawa, ON

Job date

Fri, 22 Nov 2024 03:39:16 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (hiring-jobs.com) you saw this job posting.