General Manager’s Assistant (m/d/f)

Job title:

General Manager’s Assistant (m/d/f)

Company

Amazon

Job description

DESCRIPTIONJOB DESCRIPTIONAs an General Managers Assistant, you will enjoy a varied role and a great range of interactions on a daily basis. Reporting to the General Manager in your site, you will play a critical role in the overall support and management assistance to the site and its leadership community. Whatever you will focus on, it will all be aimed at delivering the highest quality service to our internal and external customers.Responsibilities:
The extent of your duties will include but are not limited to:
· Be responsible for the overall direction and coordination of the team’s administration.
· Work closely with support staff to build, co-ordinate and secure support and resources for projects and initiatives.
· Manage and control of Away Teams on site and deployed to other Operational sites.
· Interact with Amazon counterparts on a global basis to arrange meetings, conference calls, diary schedules etc.
· Organise site employee events e.g. quarterly events, Summer family event, including managing budgets and deadlines and general event/coordination activities.
· Prepare minutes of meetings and assist with the follow up actions from meeting outcomes.
· Travel booking and co-ordination, submission of expense claims, coordination of large scale travel requirements for hourly paid Associates.
· Coordinate visitors on behalf of GM and Senior Management of the FC.
· Develop presentations and agendas for site visits, quarterly organisation meetings.Toutes nos activités ont pour objectif la satisfaction de nos clients ; de l’instant où vous passez une commande en ligne à la préparation de celle-ci en coulisses, nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour agir de manière volontaire, fluide et agile.
Nous recherchons pour l’un de nos sites de distribution un.e assistant de la direction génerale (GMA), qui saura faire preuve de motivation et d’un grand sens de l’organisation pour travailler en étroite collaboration avec l’équipe de direction du site.
Au sein des centres de distribution d’Amazon, les équipes des opérations sont responsables du contrôle de notre vaste inventaire, de la réception des articles à leur injection dans le réseau de distribution. Elles mettent tout en œuvre de façon efficace et innovante pour toujours satisfaire nos clients en assurant une livraison efficace de leurs achats, tout en améliorant constamment les procédés opérationnels et la gestion des flux de marchandises.
Dans ce rôle essentiel, vous serez amené.e à échanger quotidiennement avec un large éventail d’interlocuteurs. Ce poste vous permettra d’être créatif.ve, de prendre des initiatives, de mettre en place de nouveaux projets, en collaboration avec nos équipes des opérations, ce tout en pilotant la communication au sein du site de distribution. Votre objectif sera de fournir un service de la plus haute qualité à nos clients, tant internes qu’externes.Key job responsibilities
Principales responsabilités liées à ce rôle

• Planifier, coordonner et organiser des événements (concours, fêtes, etc.) sur le site tout au long de l’année, gérer budgets et délais associés. But : engager les employés au sein du site.
• Préparer des affiches et des campagnes pour promouvoir ces événements, travailler conjointement avec les équipes pour assurer le succès de ces initiatives.
• Gérer la communication à travers le centre de distribution : newsletters, messages de la direction, panneaux présents sur le floor et autres moyens de communication spécifiques au site.
• Agir en tant que champion caritatif du site, coordonner le budget caritatif, travailler avec des équipes centrales pour intégrer les initiatives du réseau en parallèle de dons et de campagnes avec des organisations caritatives locales.
• Gérer les programmes de reconnaissance du site au profit des employés et encourager la participation au sein de votre équipe de direction et de toutes les équipes présentes.
• Gérer les déplacements professionnels de l’équipe de direction, gérer et coordonner les emplois du temps, suivre les réunions et décisions prises pendant celles-ci et encourager leur mise en œuvre au nom de la direction.
• Travailler en étroite collaboration avec les départements internes pour créer, coordonner et sécuriser participation et ressources pour les projets et les initiatives.
• Accueillir et accompagner les visiteurs, au nom de l’équipe de direction du site de distribution.

Typiquement, vous travaillerez du lundi au vendredi, cependant les responsabilités liées au poste peuvent nécessiter des heures supplémentaires et une disponibilité en dehors des heures normales de travail. Il pourra vous être demander de faire preuve de de flexibilité pour ajuster vos horaires de travail de temps à autre ainsi que de vous déplacer entre différents sites.

BASIC QUALIFICATIONSBasic qualifications and skills:

• Significant EA/PA experience at Director and/or Senior Manager level – including experience of diary management and arranging travel and conference calls.
• Proficiency with the Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel).
• Ability to prioritize and handle multiple assignments at any given time while also serving as a “go to” for all members of a large team.
• Ability to complete complex tasks and projects quickly with little to no guidance, react with appropriate urgency to situations that require a quick turnaround, and take effective action without having to know the total picture.
• Ability to communicate effectively written and verbal with a variety of constituent groups such as senior management, peers, and outside contacts. • High levels of integrity and discretion.
• Must be flexible and able to commit the time required to get the job done.

• Expérience dans la gestion d’événements et d’activités de grande envergure, y compris gestion budgétaire, recherche de fournisseurs, supervision et mise en œuvre. • Capacité à communiquer efficacement, tant verbalement que par écrit, avec une variété d’interlocuteurs tels que la direction, les pairs et les entreprises externes. • Capacité à établir des priorités et à gérer parallèlement plusieurs missions tout en agissant en tant que point de contact pour une grande équipe. • Capacité à accomplir des tâches et des projets complexes tout en respectant les délais, avec un minimum de supervision, savoir réagir rapidement lorsque nécessaire et prendre des mesures efficaces de manière indépendante • Expérience en gestion d’emplois du temps au niveau directeur et/ou cadre supérieur, y compris l’organisation de déplacements et de conférences téléphoniques. • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel). • Haut niveau d’intégrité et de discrétion. • Capacité à apporter une contribution positive à la culture de l’entreprise en favorisant la diversité, l’équité et l’inclusion sur le lieu de travail • Souci du détail et compétences en résolution de problèmes • L’anglais est obligatoire ; toute autre langue est un plus

PREFERRED QUALIFICATIONSPreferred qualifications and skills:
· Previous working experience within a large scale rapid and process driven environment would be beneficial.Une expérience de travail dans un environnement à évolution rapide, axé sur l’amélioration continue serait bénéfique. Diplôme de niveau licence ou équivalent.Amazon est un employeur engagé pour l’égalité des chances. Nous sommes convaincus qu’une main d’oeuvre diversifée est essentielle à notre réussite. Nous prenons nos décisions de recrutement en fonction de votre expérience et de vos compétences. Nous apprécions votre envie de découvrir, d’inventer, de simplifier et de construire. La protection de votre vie privée et la sécurité de vos données constituent depuis longtemps une priorité absolue pour Amazon. Veuillez consulter notre Politique de Confidentialité pour en savoir plus sur la façon dont nous collectons, utilisons et traitons les données personnelles de nos candidats.Our inclusive culture empowers Amazonians to deliver the best results for our customers. If you have a disability and need a workplace accommodation or adjustment during the application and hiring process, including support for the interview or onboarding process, please visit for more information. If the country/region you’re applying in isn’t listed, please contact your Recruiting Partner.

Expected salary

Location

Satolas-et-Bonce, Isère

Job date

Fri, 02 May 2025 03:38:42 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (hiring-jobs.com) you saw this job posting.