Coordonnateur(trice) des ventes / Sales Coordinator

Job title:

Coordonnateur(trice) des ventes / Sales Coordinator

Company

Four Seasons Hotels

Job description

About Four Seasons:Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.About the location: The vibrant new centrepiece of the city’s Golden Square Mile. Chic and sleekly modern, Four Seasons Hotel Montreal forms the vibrant new epicentre of the Golden Square Mile. Dine at our stellar restaurants and shop at the luxurious Holt Renfrew Ogilvy. In this world capital of style and culture, Four Seasons savoir faire helps shine a fresh light on the city.Coordonnateur(rice) des ventesDivision : Ventes et MarketingDépartement : VentesSe rapporte à : Directeur des ventes

• En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.

Le rôle du coordonnateur(rice) des ventes est avant tout d’assister l’équipe commerciale dans les tâches administratives notamment en entrant les réservations reçues par l’équipe dans Opera en accord avec les standards de l’hôtel et avec les instructions des gérants des ventes. Une de ses tâches principales sera aussi de gérer l’aspect administratif des groupes dans Delphi et Opera.De surcroît, il/elle sera amené(e) à mettre à jour les contrats liant l’hôtel avec les différents partenaires de même qu’auditer et vérifier que les comptes et activités soient tenus à jour. Il/Elle apportera son aide quotidienne en fournissant les rapports utiles aux analyses de marchés afin que les commerciaux puissent effectuer leur prospection en ayant l’historique des comptes. Il/Elle aidera à la centralisation, l’analyse et l’archivage des résultats avant que ceux-ci ne soient entrés dans la base de données par le Directeur des Ventes.Responsabilités principalesRecevoir, qualifier et attribuer des prospects téléphoniques entrants conformément aux standards Four SeasonsRecevoir d’autres appels téléphoniques entrants et aider avec les appels de débordement pour la restauration, les services de conférence, le marketing et le service administratifRecevoir et attribuer des prospects via diverses sources génératrices de prospectsPréparer des propositions et des contrats précis, à l’aide de Golden, MS Word et Adobe PDFPréparer les espaces et les salles de réunion pour les inspections des sites entrantsRépondre à la correspondance des clients selon les besoins des équipes des ventes et de la restauration pour fournir un soutien aux ventesPréparez une correspondance écrite précise, y compris des courriels, des factures, des propositions à l’aide de MS Word ou Publisher, Golden et OutlookGérer les comptes Golden, y compris les calendriers de dépôt, la création et la mise à jour des réservations et la manipulation des événements dans le journal de réunionsSe conformer aux standards Four Seasons pour les ventes et le marketing, tout en travaillant harmonieusement et professionnellement avec les collègues et le comité de planificationEffectuer d’autres tâches ou projets tels qu’assignés par la direction de l’hôtelEffectuer des tâches en l’absence de collègues des ventes et du marketingParticiper aux réunions départementales et administratives prévues, sur demandeParticiper à la gestion des rapports et audits liés à Golden Sales & événementsS’assurer de l’exactitude des chèques de banquet et de la conformité des factures après l’événementPréparer un rapport d’événement mensuelParticiper aux quarts de travail des gestionnaires des opérations (« Lobby Lizard »)Effectuez toutes les autres tâches connexes.Qualifications et compétences souhaitéesPouvoir communiquer parfaitement en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit ;Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ;Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ;Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ;Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ;Avoir une excellente présentation, une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme ;Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ;Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ;Être organisé, méticuleux et débrouillard ;Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ;Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, et des systèmes Opera et Delphi ;Expérience antérieure de 2 à 3 ans dans un poste similaire ;Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe.Avantages pour vousCouverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, RMT, médicaments sur ordonnance, etc.) après la période probatoire ;Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles ; Journées et événements de reconnaissance du thème des

employés – Employé du mois ; célébrations des années de service, événements d’anniversaire, etc.Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440) ;Plan de retraite avec contribution de l’employeur ;Congés payés, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an ;Excellent programme de formation et de développement ;Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité).Et plus!La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients.Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s’engage à recruter une main-d’œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l’appartenance ethnique, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales.Sales CoordinatorDivision: Sales and MarketingDepartment: SalesRelated to: Director of SalesDue to local laws, we will consider candidates who are authorized to work in Canada and are fluent in English and French, both spoken and written.The role of the Sales Coordinator is above all to assist the sales team in administrative tasks, notably by entering the reservations received by the team in Opera in accordance with the hotel standards and with the instructions of the sales managers. One of the main tasks will also be to manage the administrative aspect of the groups in Delphi and Opera.In addition, they will have to update contracts linking the hotel with various partners as well as audit and verify that accounts and activities are kept up to date. They will assist on a daily basis by providing useful reports for market analysis so that the sales team can conduct their prospecting by having account history. They will help centralize, analyze and archive results before they are entered into the database by the Sales Manager.Core ResponsibilitiesReceive, qualify and assign incoming telephone leads in accordance with Four Seasons StandardsReceive other incoming phone calls and assist with overflow calls for Catering, Conference Services, Marketing and the Executive OfficeReceive and assign sales leads via various lead generating sourcesPrepare accurate proposals and contracts, using Golden, MS Word and Adobe PDFPrepare spaces and meeting rooms for incoming site inspectionsAnswer client correspondence as needed by the Sales & Catering Teams to provide sales supportPrepare accurate written correspondence including emails, invoices, proposals using MS Word or Publisher, Golden, and OutlookMaintain Golden accounts, including deposit schedules, creating and updating bookings, and manipulating events in the meeting logComply with Four Seasons standards for Sales and Marketing, while working harmoniously and professionally with co-workers and Planning Committee.Perform other tasks or projects as assigned by hotel managementPerform tasks in the absence of Sales and Marketing colleaguesParticipate in scheduled departmental and administrative meetings as requestedParticipate in the management of reports and audits related to Golden Sales & CateringEnsure the accuracy of banquet cheques and the compliance of invoices after the event. Prepare a monthly event reportParticipate in Operations Manager Shifts (“Lobby Lizard”)Perform any other related tasks.Qualifications and Skills DesiredHave excellent presentation skills and are able to speak fluently in French and EnglishGood relational skills to match the expectations of high-end clientele.Have good resistance to stress and manage it in a positive and effective way;Be comfortable in a fast-paced environmentBe a very good team player;Interest and ability to provide outstanding service to our internal, external and supplier customers;Maintain a professional look and conduct yourself in a mature manner and with integrity at all times, including performances outside the hotel;Attention to detail and the ability to perform multiple tasks in a dynamic environment;Be organized, creative, meticulous and resourceful;Excellent computer skills, including practical knowledge of MS Word, Excel, Publisher and Power Point, and Opera and Golden Sales & Catering systems;Previous experience of 2 to 3 years in a similar position;College degree in hotel management, administration or related fields.What’s in it for you?Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs, etc) after probationary period;Discounts at MARCUS Restaurant and our 5- Star Spa;Employee theme recognition days and events- Employee of the month, Years of service celebrations, birthday events, etc… ;Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440) ;Retirement plan with employer contribution;Paid time off vacation days and 2 additional floating holidays per year;Excellent training and development program;Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability).And more!The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations.*Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws.

Expected salary

Location

Montreal, QC

Job date

Fri, 21 Feb 2025 07:30:47 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (hiring-jobs.com) you saw this job posting.