À titre d’adjoint·ou adjointe, votre rôle consister à seconder la direction générale et à fournir le soutien administratif et de secrétariat nécessaire à la gestion de l’organisation, tout en assurant un soutien administratif aux membres du comité de gestion. Vous collaborez activement à la coordination, à la planification et à la priorisation des activités de gestion.
Dans ce poste, vous œuvrez dans un contexte où les interrelations et les enjeux d’affaires sont complexes et vous devez interagir avec un très grand nombre de parties prenantes. La nature des responsabilités requiert de prendre des initiatives et de faire preuve de proactivité et d’autonomie dans la prise de décision et dans la réalisation d’activités permettant de répondre efficacement aux besoins administratifs du gestionnaire.
Un aperçu de votre quotidien…
- Apporter un soutien au directeur général dans la gestion proactive de son agenda, incluant les calendriers corporatifs, et dans la planification et la coordination des activités de gestion.
- Prendre en charge la préparation et la coordination de livrables stratégiques confidentiels, tout en maintenant un lien étroit avec les administrateurs, une gestion efficace de la logistique des rencontres et une relecture attentive des documents.
- Préparer les ordres du jour, notamment celles du comité de direction, rédiger les comptes rendus et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
- Prendre en charge la logistique des déplacements d’affaires ainsi que l’organisation et le bon déroulement des évènement institutionnels (réunions du personnel, AGA, Semaine des directeurs, activités de relations publiques, etc.)
- Supporter la préparation et la révision de contrats, résolutions et autres documents juridiques.
- Soutenir le comité de direction dans l’organisation de la logistique nécessaire leurs déplacements et la gestion de leur agenda. Coordonner les dispositions de voyages (déplacements, hébergement, etc.) avec l’agence de voyage de DID.
- Effectuer diverses tâches administratives liées à la gestion interne (ex. : éthique et déontologie, mise à jour du RNPDGR, registre des contrats, déclaration de lobbyistes, etc.).
- S’assurer d’une saine gestion documentaire dans SharePoint dans le respect des exigences légales (gestion des accès, calendrier de conservation, doublons, etc.).
- Offrir un soutien administratif de haut niveau, incluant la préparation, la rédaction et le suivi des documents et dossiers.
- Recevoir les appels des lignes téléphoniques générales de DID.
- Collaborer à l’élaboration et l’implantation de processus et méthodes de travail afin d’améliorer l’efficience.
Ce que vous mettez à profit
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience en soutien à des cadres supérieurs ou à des équipes de direction
- Compétences avancées dans l’utilisation de la suite de Microsoft Office 365;
- Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.
- De par la nature des fonctions, capacité à travailler en espagnol ou en anglais.
- Communiquer de manière efficace et savoir adapter son approche lorsque la situation l’exige.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités
- Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion
- Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Autonomie et proactivité dans l’exécution des responsabilités.
- Capacité à évoluer avec efficacité dans des environnements dynamiques et en constante évolution.
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Pourquoi travailler chez DID? Pour vous joindre à une organisation engagée et humaine, vous épanouir au travail et avoir un impact positif sur les conditions de vie des populations moins favorisées des pays en émergence.
- Quatre (4) semaines de vacances flexibles dès la première année et différents types de congés (obligations familiales, etc.).
- Régime de retraite à prestations déterminées qui assure un revenu prévisible et stable durant toute la retraite
- Régime d’assurance collective incluant des services de télémédecine
- Boni annuel en fonction de la performance de l’organisation
- Remboursement des frais liés à la santé, au bien-être et à de l’équipement pour le télétravail